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無紙辦公提升企業社會責任,保障業務連續性,善用 Adobe 文檔處理小工具

(本資訊由廠商提供,不代表PCDIY!立場) 2020-10-06 16:46:23

越來越多公司努力投入企業社會責任(CSR),不少企業著重於環境永續的層面,希望能夠節約資源。無紙化辦公模式不僅能達到上述目標,從企業社會責任方面提升企業形象,亦能解決文件保存、傳送及簽署等難題,同時也能讓企業在疫情尚不明朗的時候最大程度保持業務的連續性。

以保險業與銀行業為例,無紙化跟減碳是科技化與數位化的重點。2010 年 2 月起,台灣證交所與櫃買中心訂定「上市上櫃公司企業社會責任實務守則」後,各大上櫃上市公司每年便撰寫「企業社會責任報告書」;此外,在環境永續的層面上,環保署也祭出碳足跡標籤和減碳標籤。

而過往的保險業務員被戲稱為「三袋公主」,出門就帶著要保書、商品建議書和契約變更書,但是利用Adobe Sign行動應用程式或者在平板上以網頁版簽署,不僅省下大量碳排放,也不怕寫錯字需要更改。如此,業務人員即可隨時開始工作,即使遭遇如疫情影響等突發狀況也可以移動或者在家辦公,無需趕著下午五點前往返辦公室遞交文件,從而保持業務的連續性。

或是企業內部開會只用一次的文件,亦可善用 Adobe Scan 行動應用程式掃描相關文件,建立 PDF 後傳送給企業各部門成員,方便同事即時討論及跟進,有助實現業務及檔案管理無紙化。

Adobe 香港及台灣區高級數位媒體技術工程顧問黃耀興(Ernest)表示:「電腦網路的發達、雲端服務的普及等科技發展,為全面無紙化辦公促成有利條件。此外無紙化辦公在技術上亦已相當成熟,電子簽名的安全性及法律效力等問題已解決。再者在很多公司嘗試讓員工居家工作的當前,更是企業開展無紙化辦公的好時機。」

對企業而言,業務及檔案管理無紙化不但能為企業節省儲存空間,更能帶來龐大的效益。根據 Adobe 在 2019 年 8 月委託 Forrester Consulting 發布的一項《Adobe Sign 的總體經濟影響》(The Total Economic Impact of Adobe Sign) 調查顯示,企業使用 Adobe Sign 可獲得 420% 的投資回報率,在三年內為企業帶來 680 萬美元的收益,並為每筆交易節省 6 美元。分析認為,電子簽署不但能節省印刷費、郵遞費,讓員工專注在更有影響力的工作。此外,無紙化亦能增加企業社會責任,對外提升企業形象、強化利害關係者對企業的觀感、增進客戶忠誠度並增加國際競爭力和市場地位,企業社會責任甚至已成為企業吸引優秀人才的因素。

除了為企業用戶提供數位文檔解決方案之外,自疫情以來, Adobe 開放了更多線上資源以供試用,有助個人用戶或者中小企業進入無紙化工作流程。如選擇登入 Adobe Acrobat 網頁版,將可免費使用部分進階工具,工作起來更加得心應手。

除了 Adobe ID,連接 Google、Facebook 或者 Apple 賬戶都可以使用 Adobe Acrobat 網頁版的免費進階工具

除了上文提到可供用戶隨時隨地使用的免費流動應用程式,Adobe 近日亦與 Google 合作,推出五個無需登入、即可通過瀏覽器使用的快捷域名,包括將各種檔案格式轉換為 PDF 的 PDF.new、將 JPG 影像轉換為 PDF 的 JPGtoPDF.new、填寫表格和簽署電子簽名的 Sign.new、壓縮 PDF 的 CompressPDF.new 以及創作專案的免費線上工具 Create.new。

若能善用以上的文檔處理小工具,誰都可隨時隨地開展工作,享受便利。同時,透過無紙辦公提升企業社會責任亦不再只是遠大目標,而是建立良好企業形象不可或缺的運作模式。

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