遠距工作及混合工作模式逐漸成為常態，推動了數位檔案及電子簽名全球採用率的迅速增長。根據 Adobe 在 2020 年 12 月進行的一項調查顯示，年輕一代正在推動數位檔案及電子簽名的使用增長，高達 53% 的亞太區受訪者在 2020 年首次使用電子簽名。

調查更發現 Z 世代採用及接納電子簽名的程度較其他世代更高，單是 2020 年下半年的採用率已高達 61%。Z 世代泛指 1997 至 2012 年間出生的人，生於科技蓬勃發展的年代，對這類型的科技產品自然瞭若指掌。

Adobe 香港和台灣地區數位媒體經理蕭家旭 (Kelvin) 表示：「自 30 年前 PDF 面世以來，紙本遷移至數位檔案的趨勢沒有中斷過，2020 年更是重要的轉捩點。疫情下數位檔案已成為企業維持生產力的關鍵因素：企業、政府與消費者如何溝通、協調及進行交易，將塑造著未來的經濟發展。」




現仍有不少本地企業沿用傳統的方法，列印紙本合約郵遞給客戶簽署，以取得訂單或者授權，然而在維持社交距離的情況下，整個流程不僅費時，亦未能避免各種延誤。部分企業還需特地安排同事返回辦公室跟進客戶簽署的文件，進一步拖慢項目進度及影響企業收益。採用電子簽名則可以很好地解決這一問題，亦可提升客戶的體驗。

企業亦無須擔心用戶對電子簽名的接受程度，因調查發現絕大部分亞太區受訪者已經充分認同電子簽名方便 (92%)、安全 (80%) 及具法律效力 (86%)，並有意在疫情後繼續使用 (84%)，千禧世代 (泛指 1980 年代和 1990 年代出生的人) 更希望電子簽名得到更廣泛的應用。

蕭家旭認為：「上述結果與 Adobe 早前發布的《2021 數位趨勢報告》結論十分吻合，消費者現正不斷嘗試創新的管道及購買方式，企業沿用以往的經營模式已經不合時宜，必須提升其洞察力與執行能力來滿足他們的需要，以適應未來的工作與消費模式，例如開拓更多便捷、安全的數位管道，改善客戶體驗，為服務年輕一代這些『未來的客戶』做好準備。」

調查發現大部分亞太區受訪者 (73%) 認為仍未提供電子簽名選項的企業落後他人，更有約五分之四的亞太地區受訪者表示希望企業 (82%) 和政府 (78%) 提供更多具有數位簽名的選項。另外值得關注的是，普遍受訪者均意識到數位檔案安全的重要性，超過三分之二 (71%) 的受訪者希望檔案受密碼保護，超過一半 (57%) 的受訪者更認為需要雙重授權保護。

疫情正逐漸消退，但它所帶來的許多數位改革在加速發展。在數位檔案管理方面，蕭家旭建議企業可重新審視現有文件流程，找出需求最為緊迫的部分，引入諸如 Adobe Acrobat Pro DC 等 PDF 等適合的工具處理數位檔案，同時加強對企業內部員工的培訓，並為消費者提供操作指南，將數位流程逐漸融入到現有文件流程當中。金融服務機構更應加快採用數位檔案工作流程的步伐，透過應用數位檔案解決方案合作、共享、使用電子簽名、追蹤和安全地管理檔案，提升工作效率，保持業務的連續性，並為機構帶來即時的效益。