微軟的Office 2016於9月22日正式發表上市了，這次Office 2016包含全新的Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlook、OneNote等生產力工具，主打四大特色：(1)發揮團隊力量、(2)搭配Windows 10完美演繹、(3)能配合您的需求、(4)更安全的企業應用。目前只要是Office 365的訂閱用戶，已經可以下載最新的Office 2016來體驗全新升級版的生產力工具了。



由於這次全新2016版比先前2013版新增不少針對企業團隊協作所強化的功能，加上跟Windows 10更緊密結合。因此，為讓大家了解這次新版的全新功能，微軟於9月25日舉辦了媒體體驗營，邀請微軟資深講師親自講授Office 2016的全新功能，以下就是Office 2016的重點功能，讓您一次搞懂Office 2016有哪些新的特色。

台灣企業競爭力落後，原因是沒有「好的」生產力工具

在開始體驗Office 2016之前，微軟先透過公佈一些調查報告數據，來引入Office 2016的主題。台灣微軟營運暨行銷事業群總經理康容先生，說明微軟日前公布的「2015工作新境界調查」，針對亞太地區共400多家企業進行調查，發現台灣的工作新境界指數(NWOW index，可隨處及遠端協同合作的能力)分數只有27，是12個國家裡排名第11，倒數第二名。



以台灣目前職場工作環境來說，有71%受訪者表示公司期待在非上班時間仍要能聯絡得上，而69%受訪者說他們有20%以上的時間是在辦公室以外的地點工作。不過，卻有77%公司並不希望員工在外面工作，也就是所謂的電子通勤族群。這點清楚顯示出台灣職場的落差，部份企業還是保守，無法跟上員工當今工作模式變化的腳步。這代表台灣的員工對於他們現有的生產力工具，與他們的需求之間有極大的落差。





由於沒有足夠工具來應用在工作上。49.5%的經理階層認為在工作上具備快速回應的能力，但只有22%的非經理階層表示如此，56%認為自己在辦公室的生產力最高，因為只有在辦公室才能存取他們所需的工具及資訊。簡言之，企業未導入新的科技與工具來輔助員工在工作上面的需求，往往造成員工提升無法效率，也間接造成企業競爭力的遲滯不前。

微軟的生產力平台，協助員工提升效率，增加企業競爭力

因為上述的數據顯示，許多人因為生產力工具的功能有限，加上公司保守政策。使得員工在面臨當今全球化競爭的態勢下，顯得力不從心，無法跟上世界的腳步。也因此，微軟正式推出全新的生產力平台，就是要協助員工提升效率，增加企業競爭力。



到底新的生產力有多神？接下來就由台灣微軟應用暨服務事業部副總經理張恩言先生，介紹全新Office能提供的四大特色，包括：

(1) 發揮團隊力量：共同編輯、共用、Skype會議、現代化附件
(2) 搭配Windows 10完美演繹：平板切換、行動版Office、Sway、Continuum
(3) 配合您的需求：強大分析能力、智慧查閱、告訴我、隨處使用Office
(4) 更安全的企業應用：DLP(資料外洩防護)、Office 365 Video、彈性化建置、Skype Broadcasting…

簡單來說，全新Office 2016提供上述4大特色，每個特色底下各有4種小特色。這次體驗營就是說明以上16種特色的細節，以下將詳細介紹。



---------------------------------------------------------------------------------------------

(1) 發揮團隊力量：共同編輯、共用、Skype會議、現代化附件

遊戲都可以多人同時並肩作戰了，那文件呢？這次Office 2016有「共同編輯」功能，一個文件可以同時很多人一起編輯，尤其在腦力激盪時或會議記錄時特別有Feel。大家一同各自完成自己的Part，就不用一直開會討論，解釋。



話說，你還記得很久以前BBS時代有個SysOp Chat功能嗎? 那是一種可以同時顯示雙方對話的上下對話框，而現在Word 2016、PowerPoint 2016、OneNote 2016也都有這種功能了，可讓大家一起在上面對話，或打各自的文件。



在「共用」，也就是檔案分享的部份，Office有共享按鈕、共享窗格、使用信箱匯入共享者，讓你的檔案可以快速與同事分享，不用透過電子郵件寄來寄去的。並可從共享窗格中，看到其他人的使用狀態。



在「Skype現代化會議」功能部份，主要是發揮一邊開會、一邊協同工作的應用。透過其Skype軟體，即可邀請大家一同來做視訊會議，並可透過打字/說話/以及高畫質影像來做溝通，或者直接打開共用文件來共同編輯。讓開會完成時，工作也同時完成！

簡單來說，Skype這類IM(即時通訊)已經晉級到Pro等級了。不是只有純聊天的功能，還可以揪一堆同事，一起把事情做完…



至於「現代化附件」的功能，主要是在附加檔案(透過拖曳至附加欄或開啟檔案)的時候，不是寄出整份檔案(要是檔案太大還會被擋掉寄不出去)，而是改用雲端硬碟的連結(例如OneDrive的連結)方式，附件還可以設定檔案權限(唯讀、可編輯)來寄給對方。

當對方收到Email之後，打開附件時，其實是去開啟雲端硬碟。這樣的話，超大檔案同樣可以寄出，不用怕Email信箱容量超過上限。而且可以直接在線上編輯，或共同編輯。不用再寄來寄去，存來存去，存到本機端下載區一大堆附件都沒清掉，造成機密檔案外洩的可能性。



---------------------------------------------------------------------------------------------

(2) 搭配Windows 10完美演繹：平板切換、行動版Office、Sway、Continuum

先說明「行動版Office」的部份，說到這裡，很多人都會問，Office 365、Office 2016、Office Mobile有什麼不同？簡單說，Office 365 (就是軟體租用的概念)、Office 2016 (就是軟體一次買足，不限使用次數或日期)、Office Mobile (是針對手機、平板平台所開發專用的)。以下就是這三者的比較表。



因此「行動版Office」可以在使用者的Windows 10、Android、iOS平台的手機或平板下載來使用。在外面也能用手機看Office文件，甚至編輯文件。



在「Continuum」的部份，其實就是Windows 10 Mobile的智慧型手機，接到外接螢幕時，就會切成電腦版本的呈現方式。這樣的話，你的Office文件即使放在手機內，帶到別人家裡，也能接到他的電腦螢幕上直接做修改或編輯。這就是一種將電腦放在口袋裡的一種概念實作…



接下來是全新的「Sway」軟體，可算是一種的懶人式簡報，你只要準備好文字與圖片(或語音、照片)，其他的排版與互動方式都由Sway來搞定。使用時，只要將多媒體圖片全部丟入卡片裡面，該程式就會幫你做成類似書報雜誌拼貼的簡報排版方式，並可透過翻頁來瀏覽。只要幾分鐘就可以搞定。

由於Sway是線上軟體(Web app)，因此所有素材都必須上傳至運端空間，才能將你的作品製作好，並可將你的作品，透過分享連結的方式秀給你朋友看。



至於「平板切換」，可應用在2合1平板筆電(例如Surface)，在筆電模式時，Windows 10會自動發現你接上的鍵盤，而將介面切換成桌面模式，Office 2016也會切成一般熟悉的介面。若將鍵盤拔取，此時就會切換成平板模式，顯示介面就會變成較具觸控操作親和力的樣子，而Office 2016也會將字型變大，以便手勢操作。



---------------------------------------------------------------------------------------------

(3) 配合您的需求：強大分析能力、智慧查閱、告訴我、隨處使用Office

在「強大的分析能力」部份，Office 2016提供了各種BI (商業智慧)的功能強化。在新的圖表形式裡，有瀑布圖、樹狀圖與放射環狀圖、直方圖/盒鬚圖。讓決策者可以更清楚地從這些新的圖表形式，做出更好的分析與判斷。











此外，還有強大的分析與預測能力，康容補充，這個預測能力是因應台灣客戶的需求而做進去的。主要就是藉由以往的歷史資料庫，來預測與判斷接下來的趨勢。例如把前幾年的銷售數據，透過各種演算法，來預測出下一年的趨勢是更好或更壞。

哇！這麼棒！趕快把所有股票資料都打進去，請Excel 2016幫我分析接下來是漲是跌？然後等著發財了… ！喂！別鬧了！好嗎？這麼厲害的話，微軟自己「暗蓋」就好了，何必發表出來呢？就連氣象局有時都會預測失準了！因此這項預測功能，由於沒有加入其他變因，會有很多狀況產生，因此最多就是提供未來走勢的模擬。亦即這個預測結果，最多僅做為參考與預警，建議還是不要當作決策的依據！


以前Office時代，假設你不曉得「插入表格」要在哪裡按出來，這時必須透過F1 Help方式去查詢，然後按照Help裡面的說明一一按出來，這樣的作法太慢了！在Office 2016全新的「告訴我」功能，就是當你想要做什麼指令，只要在上面的框框直接輸入命令就可以了，例如「插入圖表」，Office 2016就會馬上去執行該功能或子項目，看起來就像是以前DOS時代直接下指令一樣快速。



再來是「智慧查閱」部份，以往用Word寫文章時，你有時候臨時要上網去查詢一些資料，這時必須另外再開個瀏覽器，然後搜尋到了，再將搜尋結果貼回Office。不過現在新版的智慧查詢功能，可以直接在Office直接查資料，直接將結果拖曳至你的文件中，加速製作完成。



在「隨處使用Office」部份，就是在Windows、Mac/iOS、Android等作業系統平台，都可以下載到Office Mobile的App，或者可以直接用Office Online來透過瀏覽器開啟Office檔案以便檢視。值得注意的是，目前10.1吋螢幕以下者，提供文件編輯的功能，若是大於這個螢幕尺寸之後，就只能編輯。因為微軟認為大於這個尺寸之後，建議用App版來編輯，比Online版會有更佳的效果。



---------------------------------------------------------------------------------------------

(4) 更安全的企業應用：DLP(資料外洩防護)、Office 365 Video、彈性化建置、Skype Broadcasting

張恩言引述了在9/9蘋果新品發表會中，有一幕剛好是Apple行銷資深副總Phil Schiller在說“誰比微軟更懂生產力”，並邀請微軟的人上台介紹其產品搭配Office的應用。來形容連微軟產品，都受到競爭對手的稱讚與推崇。 XD



先說明在DLP「資料外洩防護」中，Office 2016可以設定文件的權限，包含誰能看，誰能編輯，還有檔案的「保鮮期」，到日期一過，就會發生「這個檔案將在5秒鐘自動銷毀」的情況，到時候檔案就不能再閱讀。





「Office 365 Video」主要是將公司的各種影片上傳至微軟Azure雲端伺服器，不同於YouTube的地方是，員工只可以觀看，但不能下載回去。以確保公司資源不會因為上傳到YouTube而被竊取。



在「彈性化建置」部份，由於Office每季會推出一個Feature Pack ，每個月則是會提供安全性修補包，這些都可以延長到一年時再一次做修補。不用經常花時間去更新！



在「Skype Broadcasting」部份，就像是線上教學，可以容納萬人同時上線。只要參加者使用瀏覽器即可播放，還有不少先進的功能。



---------------------------------------------------------------------------------------------

看起來不錯，那麼要多少錢才能買得到呢？

前面說過，Office家族分成2016版、365版，如下圖，這就是微軟公佈的價格與功能用途：

Office 家用版 2016 = NT$4,790._
Office家用及中小企業版 2016 = NT$8,290._
Office 專業版 2016 = NT$14,990._
Mac版Office 家用版 2016 = NT$4,790._
Mac版Office家用及中小企業版 2016 = NT$8,290._
Office 365個人版 = NT$2,190._
Office 365家用版 = NT$3,190._



在全世界的應用軟體中，以生產力為主的套裝軟體，非微軟莫屬了！康容表示，全球前500企業，已經有85%正在使用Office 365、至於全球用戶(包含個人、家庭等)中，也有1/4正在使用Office 365。目前全球消費者訂閱量有1,500萬。且全球新賣出的Office套餐中，有超過一半採用訂閱的，也就是Office 365。



選擇Office 2016，可以一次買斷，但未來若升級到2019的話，就要再買了！若是Office 365的訂戶，由於Office 365結合了Office 2016桌面版、行動版、線上版等功能，是最齊全的套裝軟體租用版本，對想租用的人來說，是便宜的好選擇。您準備升級到Office 2016了嗎？

延伸閱讀

(1) 微軟推出Office 2016 引領MOCO新世代 Office 2016 以全新特色打造工作新境界 隨時隨地 無所不在
(2) 「韋禮安 x Office 365和你《玩遊戲》無限長MV你來創」 讓上班鳥事一掃而盡
(3) 「壽險雲」領航　開啟台灣保險產業創新服務新里程
(4) Windows 10 搭載 Office 版本聲明稿 Office Mobile 、 Office 2016 與 Office 365 版本差異說明
(5) Mac 版 Office 2016 正式在台上市！
(6) 微軟證實Office 2016將在9月22日與大家正式見面
(7) 微軟將為Windows、iOS、Android、Mac及Linux開發商帶來數十億新客戶
(8) 微軟推出Office 2016 for Mac預覽版！